Specialist (bilingual, Ftt) - Grant Management Pre-approval Team / Spécialiste (bilingue, Tpt) Équipe de gestion des subventions, pré-approbation

**This position can be fully remote or hybrid near Mitacs offices in Montreal, Toronto, Vancouver or Ottawa**

Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team?

Do you thrive in an entrepreneurial environment and enjoy working in a team atmosphere? Are you an “outside the box” thinker who strives to implement continuous improvements? Do you take a strategic approach to your work? Do you enjoy in a fast-paced culture where your opinions are valued and respected? Do you enjoy building partnerships to solve mutually beneficial challenges?

Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource – its people.

To get a better understanding of Mitacs and read more about our values please visit our website: www.mitacs.ca

POSITION SUMMARY (1 Year contract)

Reporting to the Team Lead, Pre-Approval this position is responsible for the pre-approval administrative activities of the research grant applications from the point of submission of application to research approval of the application.

KEY RESPONSIBILITIES

Administration

• Maintain a high-quality standard and exceptional client focus throughout the pre-approval lifecycle of small to medium size research projects by:
  • Reviewing and logging all required documentation, and information that is provided to confirm the eligibility of the grant through to completion, ensuring compliance with funding agreements and program guides.
  • Ensuring timely drafting and sending of the research decision letters and emails.
  • Managing project changes and revised proposals to ensure eligibility of changes upon request by clients/external stakeholders, and that all documentation is adequately completed before actioning change requests.
  • Providing guidance and assistance to external stakeholders regarding the administration of their grant file and respond to any inquiries regarding the relevant program.
  • Communicating effectively with various academic institution research administrations, academic supervisors, interns, and partner organizations, and offer solutions when challenges arise.
  • Drafting various types of correspondence to applicants/academic institution at various pre-approval stages of the application.
  • Data entry, electronic filing, and data archiving.
  • Maintain service levels and turnaround times for specific tasks as defined in our departmental key performance indicators.

Departmental Support

• Work closely with other members of the Grants Department, Finance Department, Business Development team, Programs Department and Research Team to keep everyone informed of procedural changes and offer solutions to possible challenges to the smooth processing of grant applications.
• Provides support to members of specialist’s immediate team, mentors other members of the team within a collaborative cultural environment.
• Participate, ad hoc, in departmental initiatives to support other teams, programs, department or strategic initiatives.
• Any other duties as required.

Reporting and Compliance:

• Ensure compliance with funding agreements and program guides.
• Assist in coordination and data collection for various relevant regional reports to funding agencies.
• Ensure accuracy of data captured in our systems.
• Review funding agreements, contracts, research agreements, and proposals to ensure compliance with policies and program guides for the specific program

Skills and Experience

• The ideal candidate would have post-secondary education or equivalent work experience.
• 2-3 years of experience in an administrative position or equivalent work experience in academic setting and/or in account management is an asset.
• Strong communication skills (written and oral) in both French and English.
• Strong time management and multi-tasking skills, attention to detail and accuracy are essential.
• Excellent track record of working across teams at various levels within an organization.
• Excellent intermediate level of experience with Microsoft Office Suite.
• Strong interpersonal, problem solving and conflict resolution skills.
• Independently motivated, with the ability to take on tasks and duties without immediate direction.
• Experience with databases and SharePoint considered an asset.

Hiring Range: $52,160 - $61,940

Salary Range: $52,160 - $78,240

Hiring and Salary Range Transparency

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.

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**Veuillez noter que ce poste peut être entièrement éloigné ou hybride près des bureaux de Mitacs à Ottawa, Montréal, Toronto ou Vancouver**

Souhaitez-vous faire partie de notre équipe qui mise sur l’entrepreneuriat et l’innovation?

Vous vous épanouissez dans un milieu axé sur l’esprit d’entreprise et appréciez le travail en équipe? Aimez-vous sortir des sentiers battus et cherchez-vous continuellement à apporter des améliorations? Adoptez-vous une approche stratégique à l’égard de votre travail? Aimez-vous évoluer au sein d’un environnement de travail dynamique et où vos opinions sont valorisées et respectées? Aimez-vous créer des partenariats pour résoudre des défis mutuellement avantageux?

Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d’un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d’enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l’écosystème d’innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d’innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d’affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d’enseignement du Canada et de l’étranger, nous soutenons l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain.

Pour mieux comprendre Mitacs et en apprendre davantage sur nos valeurs, veuillez visiter notre site Web : www.Mitacs.ca

DESCRIPTION DU POSTE (contract de 1 an)

Relevant de la cheffe d’équipe, pré-approbation, la personne titulaire de ce poste est responsable des activités administratives de pré-approbation des demandes de subventions de recherche, depuis la soumission de la demande jusqu’à son approbation par la recherche.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Administration

• Assurer un niveau de qualité élevé et une attention exceptionnelle à l’égard de la clientèle tout au long du cycle de vie de pré-approbation des projets de recherche de petite et moyenne taille en :
  • examinant et enregistrant tous les documents et informations requis pour confirmer l’admissibilité de la subvention jusqu’à son achèvement, en veillant à la conformité avec les ententes de financement et les guides du programme.
    
    
  • veillant à la rédaction et à l’envoi en temps utile des lettres et des courriels de décision en matière de recherche.
  • gérant les modifications de projets et les propositions révisées afin de garantir l’admissibilité des modifications à la demande de la clientèle/des parties prenantes externes et de s’assurer que tous les documents sont dûment complétés avant de donner suite aux demandes de modification.
  • donnant des conseils et offrant son aide aux parties prenantes externes en ce qui concerne l’administration de leur dossier de subvention et répondre aux requêtes relatives aux programmes.
  • communiquant efficacement avec les bureaux administratifs de différents établissements d’enseignement, professeur·es superviseur·es, stagiaires et organisations partenaires. Proposant des solutions aux défis qui surgissent.
  • rédigeant divers types de correspondance s’adressant aux demandeuses et demandeurs/établissements d’enseignement aux différents stades des stages.
  • effectuant l’entrée de données, le classement électronique et l’archivage de données.
  • maintenant les niveaux de service et les délais d’exécution pour des tâches spécifiques telles que définies dans les indicateurs de performance clés de notre département.

Soutien offert au sein du service

• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe Gestion des subventions, du service des finances, de l’équipe du développement des affaires, de l’équipe des programmes et de l’équipe de recherche afin de tenir tout le monde informé des changements de procédure et de proposer des solutions aux éventuels problèmes liés au bon traitement des demandes de subventions.
• Épauler les membres de l’équipe immédiate du ou de la spécialiste, encadrer les autres membres de l’équipe dans un environnement de collaboration.
• Participer, ad hoc, aux initiatives du service pour soutenir d’autres équipes, programmes, services ou d’autres initiatives administratives stratégiques.
• Autres tâches, au besoin.

Rapports et conformité

• S’assurer de la conformité aux ententes de financement et aux guides de programme.
• Appuyer la coordination et la collecte de données pour divers rapports régionaux pertinents aux bailleurs de fonds.
• Veiller à l’exactitude des données saisies dans nos systèmes.
• Réviser les ententes de financement, les contrats, les ententes de recherche et les propositions pour s’assurer de leur conformité avec les politiques et les procédures particulières du programme précis.

Compétences et expérience

• Le personne idéale est titulaire d'un diplôme d’études supérieures ou possède une expérience professionnelle équivalente.
• Deux à trois ans d’expérience dans un poste administratif ou une expérience de travail semblable dans un contexte postsecondaire ou en gestion de compte, préférable.
• Solides compétences en communication (écrite et orale), en français et en anglais.
• Solides compétences en gestion du temps et capacité à mener de front plusieurs tâches; souci du détail et précision indispensables.
• Expérience avérée en travail interfonctionnel avec plusieurs équipes et à différents niveaux dans une organisation.
• Excellentes compétences intermédiaires en informatique et expérience de la suite Microsoft Office.
• Entregent et solides compétences en résolution de problèmes et de conflits
• Motivation intrinsèque et capacité à effectuer des tâches et à assumer des responsabilités de manière autonome.
• Expérience avec des bases de données et SharePoint, un atout.

Échelle d’embauche : $52,160 - $61,940

Échelle salariale : $52,160 - $78,240

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.

L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.